İşletmemizi etkileyebilecek tehditlere karşı ne kadar hazırız?

Bu yazı dizisinde sektör ve büyüklükten bağımsız bir işletmenin varlığını tehdit edebilecek risklere karşı nasıl dirençli hale gelebileceğini ve bunun için neler yapması gerektiğini tanımlayan iş sürekliliği yönetim sisteminin hayata geçirilmesini proje mantığıyla anlatıyor olacağım. Her yeni yazıda sistemin kurulması, işletilmesi ve geliştirilmesi için uluslararası normlar ve en iyi pratiklere göre nelerin yapılması gerektiğini sizlerle paylaşıyor olacağım.

Bu ilk yazıda iş sürekliliğinin ne olduğu, faydaları ve temel süreçlerine genel olarak bakıyor olacağız. İş sürekliliği, olağanüstü durumlara karşı hazırlıklı olmayı, olaylara hızlı ve etkili tepki vermeyi, insan hayatının, fiziksel varlıkların, bilgi varlıklarının ve şirket itibarının korunmasını GÜVENCE altına alınmayı amaçlayan stratejik bir yönetim yaklaşımıdır.

İş sürekliliği yönetimi, son yıllarda yaşanan içsel ve dışsal tehditlerdeki artış ve çeşitlenme sonrası, işletmelerin mal ve hizmet üretiminde kesinti ve iş kaybı yaşayarak, paydaşlarının beklentilerine cevap verememesi riskinin giderek artması sebebiyle işletme yönetiminde önemli bir unsur haline gelmiştir.

İş sürekliliği, bir işletmenin iç ve dış paydaşlarına sunduğu ürün ve hizmetlerin gerçekleştirilmesinde;

• Kesintiye ve iş kaybına sebebiyet verebilecek olağanüstü durumların tespit edilerek, bunlara karşı önleyici tedbirler alınmasına,
 • Alınan tedbirlere rağmen olayın gerçekleşerek kesinti ve iş kaybı yaşanması durumunda, işletmenin hayatı için kritik olan mal ve hizmetler öncelikli olmak üzere olay öncesi duruma en kısa sürede ve en az hasarla dönülmesine yönelik yürütülen çalışmaların tümüdür.

İş sürekliliği yönetim sisteminin kurulmasının işletmeye faydalarını şöyle özetleyebiliriz:

• Marka değeri, saygınlık ve itibarı korumada yardımcı olur.
• Tüm paydaşlarına ve ilişkide olduğu kurum ve kuruluşlara güvence sağlar.
• Müşteri güveni oluşturmaya yardımcı olur.
• Yasa ve yönetmeliklere tam uyum kolaylığı sağlar.
• Maruz kalınan risklerin azaltılmasına yardımcı olur.
• Kritik ürün ve hizmetlerin tespit edilmesini sağlar.
• İş süreçlerinin ve hizmetlerinin devamlılığını sağlar.
• Kesintileri, hasarları ve kayıpları önlemeye yönelik kabiliyeti arttırır.
• Beklenmeyen kesintilere yönelik stratejilerin geliştirilmesi ile hızlı ve etkili müdahale gücünü arttırır.
• Sistematik yönetim sistemi ile kişilere olan bağımlılığı azaltırken, sisteme dayalı çalışmayı destekler.
• BT alt yapısının iyileştirilmesine ve BT süreçlerinin geliştirilmesine destek olur.
• Üretim hattında kullanılan makine ve teçhizatın etkin ve verimli kullanılmasını destekler.
• İş süreçlerinde otomasyonun geliştirilmesine destek olur.
• Ürün ve hizmetlerin devamlılığı sayesinde rekabet avantajı sağlar.
• Olası kesintilere karşı alternatif iş yapış yöntemlerinin geliştirilmesini sağlar.
• Tedarikçi yönetiminde etkin rol alarak, tedarikçi kaynaklı risklerin yönetimini sağlar.
• Personeli olağanüstü durumlara karşı hazırlıklı hale getirir.
• Personele finansal (gelir) ve fiziksel (can) güvence sağlar.

Bir işletmede iş sürekliliği yönetim sisteminin kurulması, işletilmesi ve geliştirilmesi için 5 aşamalı bir yol izlenmeli, her bir aşama bir önceki aşamanın üzerine inşa edilerek sistem geliştirilmelidir.

Birinci aşama; İşletmenin, mal ve hizmetlerini, ana süreçlerini, iç – dış bağımlılıklarını, organizasyon yapısını, yerleşkelerini, paydaş ve paydaş gereksinimlerini, tehdit ve risklerini anlayarak iş sürekliliği yönetimi kapsamının belirlenmesidir.

İkinci aşama; Belirlenen kapsam, gereksinimler, tehdit ve risklere göre iş sürekliliğine yönelik stratejilerin, organizasyon yapısının ve iş sürekliliği yönetimi temel prensiplerinin yer aldığı politikanın oluşturulmasıdır.

Üçüncü aşama; Kesinti ve iş kaybı olaylarının nasıl izleneceği ve bu olaylara müdahalenin nasıl yapılacağı bilgilerini içeren, 5N1K yaklaşımı ile hazırlanmış iş sürekliliği planlarının ve ilgili dokümanların oluşturulmasıdır.

Dördüncü aşama: Belirlenen stratejilerin ve oluşturulan planların işletme içerisinde tüm personele anlatılarak, geliştirilen planların yeterliliğinin ve etkinliğinin test edilmesidir.

Beşinci aşama; Geliştirilen sistemin sürdürülmesi ve iyileştirilmesine yönelik çalışmaların yürütülmesidir.

Bu aşamaları takip ederek etkin ve verimli işleyen bir iş sürekliliği yönetim sistemi kurabilirsiniz. İlerleyen yazılarda bunun için gerekli örnek dokümanları sizlerle paylaşıyor olacağım.

Tehdit ve risklere karşı hazır, esnek ve çevik bir iş yönetim sistemi kurmanız dileğiyle…

Şekil: İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Kurma, İşletme ve Geliştirme Aşamaları

Özgüven Saymaz
İş Sürekliliği Yöneticisi-Albaraka Katılım Bankası A.Ş.

(İş Sürekliliği Yönetimi Yazı Dizisi - 1)
ozguven.saymaz@ozguvenatolyesi.com