İş Sürekliliği “Kapsam” ve “İş Etki Analizi”
İş Sürekliliği “Kapsam” ve “İş Etki Analizi”
Firmaların kendilerine soracağı önemli sorulardan biri, kurulacak iş sürekliliği yönetim sisteminin kapsamı ne olmalıdır ve nasıl belirlenmelidir. Bu yazıda bunun üzerinde duruyor ve firmalara ipuçları veriyor olacağız.
İş sürekliliği her ne kadar tüm işletmeyi kapsasa da, firma için önemli olan mallara, hizmetlere, bunları gerçekleştiren süreçlere ve bunları destekleyen kaynaklara odaklanmaktadır. Bu önemli mal, hizmet ve süreçlere odaklanma yaklaşımı aynı zamanda bize olağanüstü durumlara karşı, firma kaynaklarını daha verimli ve daha etkin kullanma imkanı vermektedir.
Firma için önemli olan malların, hizmetlerin, süreçlerin ve ilgili paydaşların belirlenmesine kapsam analizi, yaşanan bir iş kesintisi olayı sonrası süreçlerin olay öncesi hale getirilmesi için ihtiyaç duyulacak kaynakların, bağımlılıkların ve yöntemin belirlenmesine ise iş etki analizi çalışması diyebiliriz.
Firma, öncelikle kendi hayatının devamlılığı için önemli olan mal ve hizmetleri belirlemelidir. Bunu yaparken, öncelikle bu değerlendirmede kullanılacak etki kriterlerini tanımlamalı ve her bir mal ve hizmetin önemini/değerini bu kriterlere göre değerlendirmelidir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, mal veya hizmetin sunulamamasının firmaya olan etkililerinin kriter bazında analiz edilmesi gerekliliğidir. Ve her bir mal ve hizmet aynı kriter süzgecinden geçirilmelidir.
Bunun için aşağıda belirtilen etki kriterlerinin ve analiz yönteminin kullanılması önerilir.
Değerlendirme kriterleri:
İlgili mal veya hizmeti sunamamanın firmaya,
• Yasal etkisi,
• Finansal etkisi
• Müşteri kaybı etkisi
• İtibar ve imaj etkisi ne olur?
Analiz yöntemi:
• Öncelikle firmanın paydaşları ve bu paydaşlara sunulan mal ve hizmetler ile bu mal ve hizmetleri gerçekleştiren süreçler belirlenmelidir.
• Akabinde, finansal ve finansal olmayan maksimum dayanma süresi göz önüne alınarak, her bir kriter için zaman boyutunda kesinti sonrası kayıp etki düzeyi belirlenmelidir.
Bu çalışma, iş sürekliliğinin odaklanacağı alanların belirlendiği “iş sürekliliği kapsam çıktısını” üretecektir. Bu sayede, firma kaynaklarını hem riski önlemede ve tedbir almada hem de olaya müdahalede ve mücadelede verimli ve etkili bir şekilde kullanabilecektir.
İş etki analizi, iş sürekliliği kapsamında belirlenen mal ve hizmetlerin bir kesinti olayı sonrası tekrar sunulabilmesi için gerekli olan, kaynakların, iç ve dış bağımlılıkların, alternatif iş gerçekleştirme yöntemlerinin belirlenmesine yönelik yapılan kapsamlı bir analiz çalışmasıdır.
Bu çalışma,
• İş sürekliliği stratejileri,
• İş sürekliliği yönetim ve organizasyon yapısı,
• İş sürekliliği (iş kurtarma) planı ya da planlarının hazırlanmasına temel teşkil edeceğinden son derece önemlidir.
İş etki analizi çalışması kapsamda asgari aşağıda yer alan bilgilerin belirlenmesi amaçlanmalıdır:
• Önemli olarak belirlenen malları ve hizmetleri gerçekleştiren süreçleri yürüten birim/ler
• Sürecin tekrar işler hale getirilmesi için dayanılabilecek maksimum kesinti süresi ve hedef kurtarma süresi
• Sürecin gerçekleştirildiği yoğun dönemler
• Sürecin gerçekleştirilmesinin zorunlu olduğu zaman periyodu
• Sürecin gerçekleştirilmesi için gerekli bilgi varlıkları *
• Belirlenen bilgi varlıklarının yedeklenme gereksinimi ve tahammül edilebilir veri kaybı süresi
• Sürecin yürütüldüğü uygulama sistemleri (bilgi ve iletişim teknolojileri gereksinimleri - yazılım ve donanım)
• Alternatif üretim /süreç gerçekleştirme yöntemleri
• Sürecin gerçekleştirilebilmesi için gerekli iç bağımlılıklar (birim / bölüm). Bağımlılık konusu ve iletişim yöntemi
• Sürecin gerçekleştirilebilmesi için gerekli dış bağımlılıklar (tedarikçi firma). Bağımlılık konusu ve iletişim yöntemi.
• Sürecin gerçekleştirilmesi için gerekli anahtar personel
• Sürecin işletilmesi için gerekli alternatif çalışma alanı
• Alternatif çalışma alanında ihtiyaç duyulacak ofis ve alt yapı gereksinimleri
Bütün bu analiz çalışmalarından sonra bilgiler konsolide edilerek, iş etki analizi raporu üretilmelidir. Belirli dönemlerde ve analizde yer alan bilgi alanlarının değişimine sebep olan her bir gelişmeden sonra bu analizler yenilenerek değişiklikler takip edilmelidir.
Bu analizde elde edilen bilgiler ile firma içinde yer alan her bir birim için olay öncesi, olay sırası ve olay sonrası neyin, ne zaman, kimler tarafından ve nasıl yapılması gerektiğini anlatan birim iş kurtarma / birim iş sürekliliği planı hazırlanmalıdır. Bu planlar iş etki analizinin kalitesi ve geçerliliğinin en önemli göstergesi olacaktır.
Tehdit ve risklere karşı hazır, esnek ve çevik bir iş yönetim sistemi kurmanız dileğiyle…
* Bilgi varlıkları iki ana ortamda bulunmaktadır.
Bunlar; 1. Basılı ortamında (Kâğıt ortamında) 2. Dijital ortamda; 2.1. USB, CD vb ortamlarda, 2.2. Ağla bir birine bağlı ortak alanlarda 2.3. Bir uygulama sunucuları üzerinde
Not: İş Sürekliliğine yönelik kapsam ve iş etki analizi için daha fazla bilgiyi ve örnek uygulama dokümanlarını www.ozguvenatolyesi.com adresinden üyelere özel alanından ve kaynaklar kısmına yer alan kitaptan bulabilirsiniz.
Kaynak: Özgüven Saymaz, “iş Sürekliliği Yönetim Sistemi”, Cinius Yayınları. ozguven.saymaz@ozguvenatolyesi.com
İş Sürekliliği Yönetimi - 3
Firmaların kendilerine soracağı önemli sorulardan biri, kurulacak iş sürekliliği yönetim sisteminin kapsamı ne olmalıdır ve nasıl belirlenmelidir. Bu yazıda bunun üzerinde duruyor ve firmalara ipuçları veriyor olacağız.
İş sürekliliği her ne kadar tüm işletmeyi kapsasa da, firma için önemli olan mallara, hizmetlere, bunları gerçekleştiren süreçlere ve bunları destekleyen kaynaklara odaklanmaktadır. Bu önemli mal, hizmet ve süreçlere odaklanma yaklaşımı aynı zamanda bize olağanüstü durumlara karşı, firma kaynaklarını daha verimli ve daha etkin kullanma imkanı vermektedir.
Firma için önemli olan malların, hizmetlerin, süreçlerin ve ilgili paydaşların belirlenmesine kapsam analizi, yaşanan bir iş kesintisi olayı sonrası süreçlerin olay öncesi hale getirilmesi için ihtiyaç duyulacak kaynakların, bağımlılıkların ve yöntemin belirlenmesine ise iş etki analizi çalışması diyebiliriz.
Firma, öncelikle kendi hayatının devamlılığı için önemli olan mal ve hizmetleri belirlemelidir. Bunu yaparken, öncelikle bu değerlendirmede kullanılacak etki kriterlerini tanımlamalı ve her bir mal ve hizmetin önemini/değerini bu kriterlere göre değerlendirmelidir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, mal veya hizmetin sunulamamasının firmaya olan etkililerinin kriter bazında analiz edilmesi gerekliliğidir. Ve her bir mal ve hizmet aynı kriter süzgecinden geçirilmelidir.
Bunun için aşağıda belirtilen etki kriterlerinin ve analiz yönteminin kullanılması önerilir.
Değerlendirme kriterleri:
İlgili mal veya hizmeti sunamamanın firmaya,
• Yasal etkisi,
• Finansal etkisi
• Müşteri kaybı etkisi
• İtibar ve imaj etkisi ne olur?
Analiz yöntemi:
• Öncelikle firmanın paydaşları ve bu paydaşlara sunulan mal ve hizmetler ile bu mal ve hizmetleri gerçekleştiren süreçler belirlenmelidir.
• Akabinde, finansal ve finansal olmayan maksimum dayanma süresi göz önüne alınarak, her bir kriter için zaman boyutunda kesinti sonrası kayıp etki düzeyi belirlenmelidir.
Bu çalışma, iş sürekliliğinin odaklanacağı alanların belirlendiği “iş sürekliliği kapsam çıktısını” üretecektir. Bu sayede, firma kaynaklarını hem riski önlemede ve tedbir almada hem de olaya müdahalede ve mücadelede verimli ve etkili bir şekilde kullanabilecektir.
İş etki analizi, iş sürekliliği kapsamında belirlenen mal ve hizmetlerin bir kesinti olayı sonrası tekrar sunulabilmesi için gerekli olan, kaynakların, iç ve dış bağımlılıkların, alternatif iş gerçekleştirme yöntemlerinin belirlenmesine yönelik yapılan kapsamlı bir analiz çalışmasıdır.
Bu çalışma,
• İş sürekliliği stratejileri,
• İş sürekliliği yönetim ve organizasyon yapısı,
• İş sürekliliği (iş kurtarma) planı ya da planlarının hazırlanmasına temel teşkil edeceğinden son derece önemlidir.
İş etki analizi çalışması kapsamda asgari aşağıda yer alan bilgilerin belirlenmesi amaçlanmalıdır:
• Önemli olarak belirlenen malları ve hizmetleri gerçekleştiren süreçleri yürüten birim/ler
• Sürecin tekrar işler hale getirilmesi için dayanılabilecek maksimum kesinti süresi ve hedef kurtarma süresi
• Sürecin gerçekleştirildiği yoğun dönemler
• Sürecin gerçekleştirilmesinin zorunlu olduğu zaman periyodu
• Sürecin gerçekleştirilmesi için gerekli bilgi varlıkları *
• Belirlenen bilgi varlıklarının yedeklenme gereksinimi ve tahammül edilebilir veri kaybı süresi
• Sürecin yürütüldüğü uygulama sistemleri (bilgi ve iletişim teknolojileri gereksinimleri - yazılım ve donanım)
• Alternatif üretim /süreç gerçekleştirme yöntemleri
• Sürecin gerçekleştirilebilmesi için gerekli iç bağımlılıklar (birim / bölüm). Bağımlılık konusu ve iletişim yöntemi
• Sürecin gerçekleştirilebilmesi için gerekli dış bağımlılıklar (tedarikçi firma). Bağımlılık konusu ve iletişim yöntemi.
• Sürecin gerçekleştirilmesi için gerekli anahtar personel
• Sürecin işletilmesi için gerekli alternatif çalışma alanı
• Alternatif çalışma alanında ihtiyaç duyulacak ofis ve alt yapı gereksinimleri
Bütün bu analiz çalışmalarından sonra bilgiler konsolide edilerek, iş etki analizi raporu üretilmelidir. Belirli dönemlerde ve analizde yer alan bilgi alanlarının değişimine sebep olan her bir gelişmeden sonra bu analizler yenilenerek değişiklikler takip edilmelidir.
Bu analizde elde edilen bilgiler ile firma içinde yer alan her bir birim için olay öncesi, olay sırası ve olay sonrası neyin, ne zaman, kimler tarafından ve nasıl yapılması gerektiğini anlatan birim iş kurtarma / birim iş sürekliliği planı hazırlanmalıdır. Bu planlar iş etki analizinin kalitesi ve geçerliliğinin en önemli göstergesi olacaktır.
Tehdit ve risklere karşı hazır, esnek ve çevik bir iş yönetim sistemi kurmanız dileğiyle…
* Bilgi varlıkları iki ana ortamda bulunmaktadır.
Bunlar; 1. Basılı ortamında (Kâğıt ortamında) 2. Dijital ortamda; 2.1. USB, CD vb ortamlarda, 2.2. Ağla bir birine bağlı ortak alanlarda 2.3. Bir uygulama sunucuları üzerinde
Not: İş Sürekliliğine yönelik kapsam ve iş etki analizi için daha fazla bilgiyi ve örnek uygulama dokümanlarını www.ozguvenatolyesi.com adresinden üyelere özel alanından ve kaynaklar kısmına yer alan kitaptan bulabilirsiniz.
Kaynak: Özgüven Saymaz, “iş Sürekliliği Yönetim Sistemi”, Cinius Yayınları. ozguven.saymaz@ozguvenatolyesi.com
İş Sürekliliği Yönetimi - 3
