Yönetim Sistemlerinde İç Denetim Frekansı Ne Olmalıdır?
ISO 9001, ISO 14001 ve OHSAS 18001 gibi yönetim sistemleri iç denetim gerektirir.Bu iç denetimlerin sıklığı kuruluşlar tarafından analiz edilip planlanmadıysa ,genellikle işletmeler tarafından yıllık olarak yapılır.
Kuruluşların iç denetimler için doğru bir frekans kurması önemli olmasına rağmen ,bu konu çok fazla analiz edilmeden genellikle iç denetimler aylık, üç aylık, yılda iki kez veya yılda bir gerçekleştirilir. Ancak, bir kuruluşun sistemsel uyumu ve ihtiyaçları için iç denetim frekansı tanımlamadan önce düşünülmesi gereken bazı kriterler vardır. Bunlar:
Süreçlerin karmaşıklığı:
Önemli başka bir konu ise kuruluşun tüm süreçlerini tek seferde ve aynı dönemde denetlemelerine gerek olmadığıdır, farklı zamanlarda farklı süreçlerinizi yıl boyunca yayarak denetleyebilirsiniz.Tek seferde yapılan iç denetimler birçok işletme için yorucu olabilir ve süreçlerin eksikliklerini veya iyileşmeye açık alanlarını tespit etmekte zorlanabilirsiniz.
Yukarıda belirtildiği gibi çoğu standartta tüm süreçler her yıl denetlenmesi gerekmez; Yine de, bu birçok kuruluşta yaygın bir uygulamadır. Hatta bazı organizasyonlar analiz yapmadan üç yıllık sabitlenmiş iç denetim planı yaparlar. İç denetim sıklığını belirlerken rasyonel kriterlere göre ;yani süreç performans analizleri,uygulanan yönetim sistemi çeşidi ,sayısı, kuruluşun hedef ve ihtiyaçları göz önünde bulundurulmalıdır.
Kuruluşların iç denetimler için doğru bir frekans kurması önemli olmasına rağmen ,bu konu çok fazla analiz edilmeden genellikle iç denetimler aylık, üç aylık, yılda iki kez veya yılda bir gerçekleştirilir. Ancak, bir kuruluşun sistemsel uyumu ve ihtiyaçları için iç denetim frekansı tanımlamadan önce düşünülmesi gereken bazı kriterler vardır. Bunlar:
Süreçlerin karmaşıklığı:
- Kritik veya yüksek risk süreçler daha sık olarak, belki üç ayda bir veya yılda iki kez denetlenmesi gerekir.
- Düşük riskli süreçler sadece yılda bir veya iki yılda denetlenebilir.
- İyi kurgulanmış ve verimli çalışan bir süreç yılda bir veya iki yılda bir denetlenebilinir.
- Yeni süreçler,olgunluk seviyesi yükselinceye kadar üç ayda bir denetlenmelidir.
- Geçmiş iç denetimlerde çok fazla uygunsuzluğu olan süreçler her çeyrekte veya yılda en az iki sefer denetlenmelidir.
- Hedef veya amaçlarında sorun yaşanan süreçler de her çeyrek veya yılda iki sefer denetlenebilir.
Önemli başka bir konu ise kuruluşun tüm süreçlerini tek seferde ve aynı dönemde denetlemelerine gerek olmadığıdır, farklı zamanlarda farklı süreçlerinizi yıl boyunca yayarak denetleyebilirsiniz.Tek seferde yapılan iç denetimler birçok işletme için yorucu olabilir ve süreçlerin eksikliklerini veya iyileşmeye açık alanlarını tespit etmekte zorlanabilirsiniz.
Yukarıda belirtildiği gibi çoğu standartta tüm süreçler her yıl denetlenmesi gerekmez; Yine de, bu birçok kuruluşta yaygın bir uygulamadır. Hatta bazı organizasyonlar analiz yapmadan üç yıllık sabitlenmiş iç denetim planı yaparlar. İç denetim sıklığını belirlerken rasyonel kriterlere göre ;yani süreç performans analizleri,uygulanan yönetim sistemi çeşidi ,sayısı, kuruluşun hedef ve ihtiyaçları göz önünde bulundurulmalıdır.
