Müşteri Denetimi mi,Belgelendirme mi?
Bir toplantıda bir tedarikçinin müşterisine yaptığı sunumu izliyordum, 1980’lerde ürettikleri ürünü direk satıcıyla görüşerek sattığından bahsediyordu.Ne müşteri ziyaretleri, ne müşteri denetimleri, ne de yönetim sistemi belgeleri, kendilerinden hiç bir şey talep edilmeden kolayca ürün satabiliyormuş. Çok çılgın gelmiyor mu kulağa? Zaman içerisinde tüketici ve müşteri beklentileri değiştikçe ‘mecburen‘ farklı sistemleri kurup , geliştirip otuz yılda firma olarak geçirdikleri değişimi tüm aşamalarıyla anlatırken salondaki herkesin çok etkilendiğini belirtmeliyim.
Bu sunum bana büyük alıcıların gıda sektörü üzerindeki etkisini bir kez daha düşündürdü. Ana amaç ticaretin sürekliliğini sağlamak elbette, ama büyük alıcıların markalarını korumak, tüketici memnuniyetini ve güvenliğini sağlamak , hatta ürünlerin üretildiği fabrikalarda çalışanların refahını sağlamak için kendilerince gösterdikleri çaba inanılmaz. Bunun için uluslararası ve lokal ekipler kuruyor, tüm tedarikçileri ürün güvenliği, yasallığı, etik ticaret açısından sürekli değerlendirip,tüm raporları , aksiyonları takip ediyor, tedarikçilerini geliştirmeye çalışıyorlar. Bunu yaparken alıcıların kullandığı metodlar değişebiliyor.
Perakendecilerin bir kısmı uluslararası kabul görmüş standartları uygulayan ve akredite firmalar tarafından belgelenmiş(3.taraf denetim) firmaları tedarikçi olarak seçerken , diğer bir kısmı özellikle kendi beklentilerine göre oluşturulmuş bir manuel kullanılarak, kendi seçtikleri, eğittikleri denetçilerle gerçekleştirilen denetimleri(2. taraf) tercih ediyorlar.Bu da bazı handikapları beraberinde getiriyor.
Bilindiği gibi BRC, IFS , FSSC 22000 Perakendeciler Birlikleri tarafından özellikle tedarikçileri denetlemek amacıyla oluşturulmuş standartlar. Amaç her tedarikçinin yılda bir kez denetlenmesi, oldukça detaylı bir şekilde hazırlanan raporlarları okuyan alıcının üreticiyle ilgili detaylı bilgiye ulaşabilmesi, gıda zincirindeki herkesin aynı dili konuşabilmesi, aynı düzeyi yakalaması. Bu standartlarda denetim yapabilecek denetçilerin onayı için gereklilikleri yüksek tutmak, kalibrasyon toplantıları düzenlemek, KPI larla belgelendirme firmalarının performansını izlemek, raporların kontrolü için belli bilgisayar programları kullanmak gibi aksiyonlarla sürecin istenen seviyede devam etmesi ve sisteme güvenilirlik sağlanıyor.
Buna rağmen geçtiğimiz yıllara oranla 2. taraf denetimlerin de oldukça arttığını görüyoruz. Perakendeci birliklerinde yer alsalar bile bazı alıcılar kendi standartlarını kullanmayı tercih ediyorlar. Alıcı açısından bu durumun çok avantajı olduğunu söyleyebiliriz aslında. Bir kere denetimi yapacak kişileri kendi istedikleri gerekliliklere göre eğitebiliyorlar, denetçileri tek tek kişisel olarak tanıyorlar.Denetimde sorulacak soruları kendileri hazırladığından, sorular satın alınacak ürüne , prosese ,bitmiş üründeki riske hatta alıcının en çok sıkıntı yaşadığı konulara odaklanabiliyor.Yabancı madde sorunu çok olan bir firma tüm tedarikçilerinden o konuya daha çok dikkat edilmesini isteyebiliyor mesela. Denetim sırasında denetçilerle direk bağlantı halinde olabiliyor ya da denetim sırasında bir durum oluştuğunda firma için kritik bir durumsa karara anında müdahale edebiliyorlar. Çok farklı ülkelerden yönetilen pek çok perakendeci adına denetim yapan biri olarak genel bakışın tedarikçi ‘iyi niyetli’ ve ‘kendini geliştirmeye açık’ olduğu sürece o firmayı kaybetmemek yönünde olduğunu belirtmeliyim.
Üretici açısından bakarsak;alıcı kadar üretici için de yakın iletişim ve takipe izin vermesi nedeniyle avantajlı olan müşteri denetimleri bir taraftan da sistemi en olgun olduğu firmalarda bile belli kişilerin işini gücünü bırakıp tamamen ona odaklanmasını gerektiren bir durum. Denetim öncesinde hafif de olsa bir gözden geçirme, sonrasında aksiyonların tamamlanması, kontrolü için harcanan zamanı da eklemek lazım.100den fazla ülkeye ihracat yapan firmalar olduğunu düşünürsek bu firmaların yılda 20-30 gününü sadece denetime harcadığını söyleyebiliriz. Farklı müşteriler adına gelen denetçilerin firmada varolan sistemi beğenmemesi(!) veya farklı farklı bir dökümantasyon istemesi yaşanabilen durumlardan bir diğeri. Bu durum çözüm olarak firmanın farklı müşteriler için farklı HACCP planları hazırlaması gibi komik ve çalışanların sisteme inancını kaybettirecek uygulamalara yönelmesine neden olabiliyor.
Yine bazı firmalarda üst yönetimin çalışan performans değerlendirmesinde kullanılmak üzere denetim sonucu, uygunsuzluk sayısı ile ilgili ‘KPI’lar belirlemesi çalışanların bu tip sistemlerin gerçekçiliğine ve denetimlere tavırlı yaklaşmasına neden olabiliyor. (Gerçi bu tespit başka denetimler için de geçerli ve ayrı bir yazı konusu olabilir.)
Sektörde büyük beklentilerle oluşturulan FSSC 22000 / 22003 , BRC, IFS gibi standartlar amaca uygun bir şekilde yaygınlaşacak mı, yoksa saydığım nedenlerle 2. taraf denetimleri tercih eden alıcıların sayısı artacak mı hep beraber göreceğiz.
Yazar:Evren EFE KABAGÖZ (SAI Global Türkiye Genel Müdürü /ISO 9001,FSSC 22000,BRC,IFS Baş Denetçisi)
Bu sunum bana büyük alıcıların gıda sektörü üzerindeki etkisini bir kez daha düşündürdü. Ana amaç ticaretin sürekliliğini sağlamak elbette, ama büyük alıcıların markalarını korumak, tüketici memnuniyetini ve güvenliğini sağlamak , hatta ürünlerin üretildiği fabrikalarda çalışanların refahını sağlamak için kendilerince gösterdikleri çaba inanılmaz. Bunun için uluslararası ve lokal ekipler kuruyor, tüm tedarikçileri ürün güvenliği, yasallığı, etik ticaret açısından sürekli değerlendirip,tüm raporları , aksiyonları takip ediyor, tedarikçilerini geliştirmeye çalışıyorlar. Bunu yaparken alıcıların kullandığı metodlar değişebiliyor.
Perakendecilerin bir kısmı uluslararası kabul görmüş standartları uygulayan ve akredite firmalar tarafından belgelenmiş(3.taraf denetim) firmaları tedarikçi olarak seçerken , diğer bir kısmı özellikle kendi beklentilerine göre oluşturulmuş bir manuel kullanılarak, kendi seçtikleri, eğittikleri denetçilerle gerçekleştirilen denetimleri(2. taraf) tercih ediyorlar.Bu da bazı handikapları beraberinde getiriyor.
Bilindiği gibi BRC, IFS , FSSC 22000 Perakendeciler Birlikleri tarafından özellikle tedarikçileri denetlemek amacıyla oluşturulmuş standartlar. Amaç her tedarikçinin yılda bir kez denetlenmesi, oldukça detaylı bir şekilde hazırlanan raporlarları okuyan alıcının üreticiyle ilgili detaylı bilgiye ulaşabilmesi, gıda zincirindeki herkesin aynı dili konuşabilmesi, aynı düzeyi yakalaması. Bu standartlarda denetim yapabilecek denetçilerin onayı için gereklilikleri yüksek tutmak, kalibrasyon toplantıları düzenlemek, KPI larla belgelendirme firmalarının performansını izlemek, raporların kontrolü için belli bilgisayar programları kullanmak gibi aksiyonlarla sürecin istenen seviyede devam etmesi ve sisteme güvenilirlik sağlanıyor.
Buna rağmen geçtiğimiz yıllara oranla 2. taraf denetimlerin de oldukça arttığını görüyoruz. Perakendeci birliklerinde yer alsalar bile bazı alıcılar kendi standartlarını kullanmayı tercih ediyorlar. Alıcı açısından bu durumun çok avantajı olduğunu söyleyebiliriz aslında. Bir kere denetimi yapacak kişileri kendi istedikleri gerekliliklere göre eğitebiliyorlar, denetçileri tek tek kişisel olarak tanıyorlar.Denetimde sorulacak soruları kendileri hazırladığından, sorular satın alınacak ürüne , prosese ,bitmiş üründeki riske hatta alıcının en çok sıkıntı yaşadığı konulara odaklanabiliyor.Yabancı madde sorunu çok olan bir firma tüm tedarikçilerinden o konuya daha çok dikkat edilmesini isteyebiliyor mesela. Denetim sırasında denetçilerle direk bağlantı halinde olabiliyor ya da denetim sırasında bir durum oluştuğunda firma için kritik bir durumsa karara anında müdahale edebiliyorlar. Çok farklı ülkelerden yönetilen pek çok perakendeci adına denetim yapan biri olarak genel bakışın tedarikçi ‘iyi niyetli’ ve ‘kendini geliştirmeye açık’ olduğu sürece o firmayı kaybetmemek yönünde olduğunu belirtmeliyim.
Üretici açısından bakarsak;alıcı kadar üretici için de yakın iletişim ve takipe izin vermesi nedeniyle avantajlı olan müşteri denetimleri bir taraftan da sistemi en olgun olduğu firmalarda bile belli kişilerin işini gücünü bırakıp tamamen ona odaklanmasını gerektiren bir durum. Denetim öncesinde hafif de olsa bir gözden geçirme, sonrasında aksiyonların tamamlanması, kontrolü için harcanan zamanı da eklemek lazım.100den fazla ülkeye ihracat yapan firmalar olduğunu düşünürsek bu firmaların yılda 20-30 gününü sadece denetime harcadığını söyleyebiliriz. Farklı müşteriler adına gelen denetçilerin firmada varolan sistemi beğenmemesi(!) veya farklı farklı bir dökümantasyon istemesi yaşanabilen durumlardan bir diğeri. Bu durum çözüm olarak firmanın farklı müşteriler için farklı HACCP planları hazırlaması gibi komik ve çalışanların sisteme inancını kaybettirecek uygulamalara yönelmesine neden olabiliyor.
Yine bazı firmalarda üst yönetimin çalışan performans değerlendirmesinde kullanılmak üzere denetim sonucu, uygunsuzluk sayısı ile ilgili ‘KPI’lar belirlemesi çalışanların bu tip sistemlerin gerçekçiliğine ve denetimlere tavırlı yaklaşmasına neden olabiliyor. (Gerçi bu tespit başka denetimler için de geçerli ve ayrı bir yazı konusu olabilir.)
Sektörde büyük beklentilerle oluşturulan FSSC 22000 / 22003 , BRC, IFS gibi standartlar amaca uygun bir şekilde yaygınlaşacak mı, yoksa saydığım nedenlerle 2. taraf denetimleri tercih eden alıcıların sayısı artacak mı hep beraber göreceğiz.
Yazar:Evren EFE KABAGÖZ (SAI Global Türkiye Genel Müdürü /ISO 9001,FSSC 22000,BRC,IFS Baş Denetçisi)
