İş Sürekliliği Stratejileri
Bu yazıda iş sürekliliği yönetiminin en önemli konularından biri olan, iş kesintilerine yönelik önleyici ve düzeltici stratejilerin nasıl belirlenebileceği üzerinde duracağız ve bir model paylaşıyor olacağız.
İş sürekliliği yönetiminde temel amaç, mal ve hizmet sunumunun olağanüstü durumlarda kesintiye uğramadan veya olumsuz etkisi kabul edilebilir seviyede kalacak şekilde en az kesintiyle devamlılığını sağlamaktır. Bu doğrultuda firmalar olası kesintilere karşı neler yapacaklarını gösteren stratejiler geliştirmelidir.
İş sürekliliği stratejilerini oluştururken sorulması gereken temel iki soru vardır:
Birincisi, mal ve hizmet gerçekleştirme için ihtiyaç duyulan kaynaklar nelerdir?
İkincisi, bu kaynakların herhangi bir sebepten dolayı kısmen veya tamamen, kısa veya uzun süreli işlev/kabiliyet kaybı yaşaması durumunda neler yapılmalıdır.
Bu sorulara verilecek cevaplar bizim iş sürekliliği stratejilerini oluşturulmamızı sağlayacaktır.
Birinci sorunun cevabı, mal ve hizmet gerçekleştirme kaynaklarının belirlenmesidir. Bunlar aşağıdakilerle sınırlı kalmamakla birlikte şöyle gruplandırılabilir:
İkinci sorunun cevabı ise, bu kaynaklardan birinde veya bir kaçında yaşanabilecek kayıplar karşısında neler yapılacağının belirlenmesidir. Burada bu kaynakları olumsuz etkileyebilecek farklı durumlara yönelik kesinti senaryolar geliştirilmeli ve bunlara çözüm üretilmelidir. Önleyici tedbirlerin ve müdahale aksiyonlarının neler olacağı, ana görevler, temel yetki ve sorumlulukları içeren stratejiler bu doğrultuda belirlenmelidir.
İş sürekliliği stratejileri, olay sonrası yaşanacak kesinti süresini kısaltmak ve olayın etkisini azaltmak amacına yönelik olarak oluşturulmalıdır. Bununla birlikte, risk analizi çalışmasında çalışma ortamı, BT sistemleri, makine parkuru, tedarikçi ve personel ana faktörleri ve buna bağlı alt faktörlerde kayba sebebiyet vererek iş kesintisine sebep olabilecek durumlar belirlenmeli ve bunların olma olasılığını azaltacak tedbirler alınmalıdır. Bu tedbirler risk yönetim planı ile kayıt altına alınmalı ve alınan tedbirlerin etkinliği izlenmelidir.
Firma, stratejilerini belirlerken aşağıda belirtilen hususlar örnek olmak üzere birçok alternatifi mutlaka göz önünde bulundurmalıdır:
Yukarıda belirtilen hususlar göz önüne alınarak oluşturulan stratejiler testlerle gözden geçirilmeli ve gerçekleşen irili ufaklı olaylarda uygulanarak yeterliliği teyit edilmeli, gerek görülen yerlerde geliştirme yapılmalıdır.
Tehdit ve risklere karşı hazır, esnek ve çevik bir iş yönetim sistemi kurmanız dileğiyle…
Not: Stratejilere yönelik daha fazla bilgiyi ve örnek uygulama dokümanlarını www.ozguvenatolyesi.com adresinden üyelere özel alanından ve kaynaklar kısmına yer alan kitaptan bulabilirsiniz.
Kaynak: Özgüven Saymaz, “iş Sürekliliği Yönetim Sistemi”, Cinius Yayınları. ozguven.saymaz@ozguvenatolyesi.com
İş Sürekliliği Yönetimi - 4
İş sürekliliği yönetiminde temel amaç, mal ve hizmet sunumunun olağanüstü durumlarda kesintiye uğramadan veya olumsuz etkisi kabul edilebilir seviyede kalacak şekilde en az kesintiyle devamlılığını sağlamaktır. Bu doğrultuda firmalar olası kesintilere karşı neler yapacaklarını gösteren stratejiler geliştirmelidir.
İş sürekliliği stratejilerini oluştururken sorulması gereken temel iki soru vardır:
Birincisi, mal ve hizmet gerçekleştirme için ihtiyaç duyulan kaynaklar nelerdir?
İkincisi, bu kaynakların herhangi bir sebepten dolayı kısmen veya tamamen, kısa veya uzun süreli işlev/kabiliyet kaybı yaşaması durumunda neler yapılmalıdır.
Bu sorulara verilecek cevaplar bizim iş sürekliliği stratejilerini oluşturulmamızı sağlayacaktır.
Birinci sorunun cevabı, mal ve hizmet gerçekleştirme kaynaklarının belirlenmesidir. Bunlar aşağıdakilerle sınırlı kalmamakla birlikte şöyle gruplandırılabilir:
- Bina ve çalışma ortamı: Bina ve binaya bağlı alt yapılar, ofis ortamı araçları ve sarf malzemeler.
- Bilgi varlıkları: Mal ve hizmet gerçekleştirme için gerekli olan bilgi varlıkları. Bunlar basılı ortamda (kâğıt üzerinde) olabileceği gibi dijital ortamda ( usb, cd, ortak alan, bir program vb .) da olabilir.
- Bilgi ve İletişim Teknolojileri: Ses ve data hatları dahil bilgi ve iletişim teknolojilerine ilişkin tüm yazılım ve donanımlar.
- Makine ve Araç Gereç: Mal ve hizmet gerçekleştirme için kullanılan makine ve ilgili araç gereçler.
- İnsan: Çalışma ortamında bulunan personel ve müşteri dahil tüm insanlar.
- Tedarikçi ve sağlanan girdi: Mal ve hizmetlerin gerçekleştirilmesinde destek alınan firma/personel ve bu firmanın/personelin sağladığı mal ve hizmetler.
- İmaj ve itibar: Firmanın müşteri, yatırımcı ve yasal kurumlar karşısındaki imaj ve itibarı. Bu durum iş kesintisine yol açmaz ancak iş kaybına yani işlem hacminin düşmesine dolayısıyla da finansman kaybına sebep olacaktır.
İkinci sorunun cevabı ise, bu kaynaklardan birinde veya bir kaçında yaşanabilecek kayıplar karşısında neler yapılacağının belirlenmesidir. Burada bu kaynakları olumsuz etkileyebilecek farklı durumlara yönelik kesinti senaryolar geliştirilmeli ve bunlara çözüm üretilmelidir. Önleyici tedbirlerin ve müdahale aksiyonlarının neler olacağı, ana görevler, temel yetki ve sorumlulukları içeren stratejiler bu doğrultuda belirlenmelidir.
İş sürekliliği stratejileri, olay sonrası yaşanacak kesinti süresini kısaltmak ve olayın etkisini azaltmak amacına yönelik olarak oluşturulmalıdır. Bununla birlikte, risk analizi çalışmasında çalışma ortamı, BT sistemleri, makine parkuru, tedarikçi ve personel ana faktörleri ve buna bağlı alt faktörlerde kayba sebebiyet vererek iş kesintisine sebep olabilecek durumlar belirlenmeli ve bunların olma olasılığını azaltacak tedbirler alınmalıdır. Bu tedbirler risk yönetim planı ile kayıt altına alınmalı ve alınan tedbirlerin etkinliği izlenmelidir.
Firma, stratejilerini belirlerken aşağıda belirtilen hususlar örnek olmak üzere birçok alternatifi mutlaka göz önünde bulundurmalıdır:
- Yasal gereksinimler.
- Firmanın içinde yer aldığı sektör gereksinimleri.
- Firmanın teknoloji (yazılım, donanım, makine parkuru vb.) bağımlılık düzeyi.
- Yedekte atıl üretim kapasite bulundurma.
- Belirli oranda stoklu çalışma.
- Mümkün olan sektörler ve firmalar için belirli bir süre yetecek seviyede stokta ürün bulundurulması.
- Mevcut kapasiteyi yedekli bir yapıda farklı lokasyonlara bölerek kullanma ve acil durumlarda ayakta kalan lokasyonu tam kapasite kullanma.
- Tedarikçi kullanma ve başka firmalarla iş birliği yapılma.
- Firma içi ve firma dışı iletişim kanalları ve yöntemleri.
Yukarıda belirtilen hususlar göz önüne alınarak oluşturulan stratejiler testlerle gözden geçirilmeli ve gerçekleşen irili ufaklı olaylarda uygulanarak yeterliliği teyit edilmeli, gerek görülen yerlerde geliştirme yapılmalıdır.
Tehdit ve risklere karşı hazır, esnek ve çevik bir iş yönetim sistemi kurmanız dileğiyle…
Not: Stratejilere yönelik daha fazla bilgiyi ve örnek uygulama dokümanlarını www.ozguvenatolyesi.com adresinden üyelere özel alanından ve kaynaklar kısmına yer alan kitaptan bulabilirsiniz.
Kaynak: Özgüven Saymaz, “iş Sürekliliği Yönetim Sistemi”, Cinius Yayınları. ozguven.saymaz@ozguvenatolyesi.com
İş Sürekliliği Yönetimi - 4
