İş Sürekliliği Program Yönetimi Nasıl Olmalı?
İş sürekliliği genel hatlarıyla aşağıdaki süreçlerden oluşmakta olup, bu süreçler PUKÖ ve Süreç Yönetimi mantığı ile yürütülmektedir. Bu yazının doğrudan konusu olmadığı için PUKÖ ve Süreç Yönetimi yaklaşımına burada değinmeyeceğim ancak ilerleyen günlerde bunları da yazıyor olacağım.
İş sürekliliği yönetiminin ana süreçlerini aşağıdaki gibi belirte biliriz;
• İş etki ve kapsam analizi süreci
• Risk analizi süreci
• Tedarikçi değerlendirme süreci
• Organizasyon geliştirme süreci
• Strateji geliştirme süreci
• Politika geliştirme süreci
• İş sürekliliği planlarının geliştirilmesi süreci
• Eğitim süreci
• Test / tatbikat süreci
• İş sürekliliği performans ve hedef yönetim süreci
• Denetim süreci
• Yönetim gözden geçirme süreci
• Olay takip süreci
Yukarıda yer alam süreçler bir Gantt Chart’a yerleştirilip, bağımlılıkları tanımlanarak program yönetimi planı oluşturulabilir. Bu süreçler yıllık olarak düzenlenen iş sürekliliği yönetimi programı çerçevesinde eş zamanlı ve/veya ardışık ve etkileşimli bir şekilde gerçekleştirmelidir.
İş sürekliliği program yönetim süreci genel hatlarıyla aşağıdaki gibi gerçekleştirilir:
1. İlgili kişilerin katılımı ile yeni veya mevcut ürün, süreç ve birimler için iş etki analizi çalışması yapılır veya varsa mevcut çalışmalar güncellenir. Burada elde edile bilgiler aynı zamanda kapsamı belirlemek için kullanır.
2. Firma içinde yerleşik metotla risk analizi ve değerlendirme çalışmaları yapılır ve gerekli önleyici aksiyonların alınması sağlanır.
3. İş etki analizi ve risk analizi çalışmaları sonuçlarına göre iş sürekliliği politikası, ,iş sürekliliği organizasyon yapısı, iş sürekliliği stratejileri belirlenir ve iş sürekliliği planları oluşturulur ve ya varsa mevcut planlarda gerek görülen geliştirmeler yapılır.
4. İş sürekliliği organizasyonu kapsamında bir rolü olan kişilere ve diğer diğer personele görev ve sorumlulukları doğrultusunda eğitimler planlanır ve gerçekleştirilmesi sağlanır.
5. Aşağıda belirtilen amaçlara yönelik bir program çerçevesinde testler ve tatbikatlar planlanır ve gerçekleştirilir:
• Olağanüstü durumlara karşı hazırlıklı olmak,
• Planların yeterliliğini, etkinliğini ve uygulanabilirliğini (işlerliğini) görmek,
• Planlar kapsamında görev alan personelin bilgi, beceri ve yetkinlik seviyesini artırmak,
• İş sürekliliği yönetimi kapsamında düzenlenen eğitimlerin etkinliğini değerlendirmek,
• RTO ve RPO hedeflerinin geçerliliğini test etmek,
• İş sürekliliği yönetim sistemi ve bu kapsamda hazırlanan planlardaki iyileştirme ve geliştirme potansiyellerini tespit etmek
• İş sürekliliği yönetim sistemini kurum kültürüne yerleştirmek Gerçekleştirilen tatbikatlar sonrası, iş sürekliliği politikası, ,iş sürekliliği organizasyon yapısı, iş sürekliliği stratejileri ve iş sürekliliği planları gözden geçirilir ve gerek görülen geliştirmeler yapılır.
6. Uygulanmakta olan iş sürekliliği yönetim sisteminin performansını değerlendirmek ve hedeflerle yönetim yapabilmek için kritik performans göstergeleri (KPI) belirlenir. Belirlenen KPI’lar bir analiz planı çerçevesinde izlenir ve değerlendirilerek hedefler verilerek sistemin geliştirilmesi sağlanır.
7. Uygulanan iş sürekliliği yönetim sisteminin yeterliliğini, uygunluğunu ve etkinliğini tarafsız ve sistematik bir şekilde değerlendirmek için belirli bir program çerçevesinde hem iç denetim hem de dış denetim çalışmaları gerçekleştirilir ve gerek görülen geliştirmeler yapılır.
8. Yılda asgari bir kez olmak üzere belirlenen zamanlarda uygulanmakta olan iş sürekliliğinin yeterliliği, uygunluğu ve etkinliği Üst Yönetimin katılımı ile gözden geçirilir ve gerek görülen geliştirmelerin yapılması sağlanır.
9. İş kesintisine sebebiyet veren tüm olaylar takip edilir ve gerekli aksiyonların alınması sağlanır. Tüm bu süreçler yıllık bazda bir plan çerçevesinde etkileşimli bir şekilde yürütüldüğünde iş sürekliliği program yönetimi yapılmış olacaktır.
Tehdit ve risklere karşı hazır, esnek ve çevik bir iş yönetim sistemi kurmanız dileğiyle…
Kaynak: Özgüven Saymaz, “iş Sürekliliği Yönetim Sistemi”, Cinius Yayınları.
Özgüven Saymaz
