1.Aşama ve 2. Aşama Denetimleri arasındaki fark nedir?

Belgelendirme Denetimi, bir değerlendirme sürecinden geçmeye karar verdikten sonra kuruluşunuz için atılacak ilk adımdır. Seçenekleriniz arasında, yönetim sisteminizin belirli bir standardın (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, vb.) gerekliliklerine uygun olup olmadığını belirlemek için akredite bir Sertifikasyon Kuruluşu (CB) ile bir değerlendirmeden geçmek gerekir. Bu Belgelendirme Denetimi iki aşamada tamamlanır: Aşama 1 ve Aşama 2. Bu denetimler birçok yönden farklılık gösterir: amaçları, süreleri, incelenen bilgiler ve hatta bazen yerleri. Bu nedenle Aşama 1 ve Aşama 2 Denetimleri arasındaki farkı ve CB seçiminizin süreç üzerindeki etkisini anlamak önemlidir.

Aşama 1 Denetiminin amacı, bir kuruluşun Aşama 2 Belgelendirme Denetimine hazır olup olmadığını belirlemektir. Aşama 1 sırasında, Sertifikasyon Kuruluşunuzun denetçisi yönetim sisteminizin belgelendirilmiş bilgilerini gözden geçirecek, sahanıza özgü koşulları değerlendirecek ve personelle görüşmeler yapacaktır. Denetçi, hedeflerin ve kilit performans göstergelerinin veya önemli hususların yerinde olup olmadığına ve anlaşılıp anlaşılmadığına bakacaktır. Yönetim sisteminin kapsamını gözden geçirecek ve süreçleriniz ve operasyonlarınız, kullanılan ekipman, oluşturulan kontrol seviyeleri ve yürürlükteki yasal veya düzenleyici gereklilikler hakkında bilgi edinecektir. İç denetimler ve yönetim incelemeleri, planlandıklarından ve gerçekleştirildiklerinden emin olmak için değerlendirilecek ve kuruluşunuzun 2. Aşama Belgelendirme Denetimine geçmeye hazır olup olmadığını belirlemek için yönetim sisteminizin genel uygulama düzeyi değerlendirilecektir.

Sertifikasyon Kuruluşunuz 1. Aşama Denetimini, denetimin bir sonraki aşaması için kaynak tahsisi ve ayrıntıların gözden geçirilmesi de dahil olmak üzere 2. Aşama Denetim planlamasını tamamlamak için kullanacaktır. Aşama 2 Denetimi sırasında uygunsuzluk olarak sınıflandırılabilecek herhangi bir endişe alanını belirlemenin yanı sıra hazır olma durumunuzu özetleyen belgelendirilmiş sonuçlar kuruluşunuza verilecektir.

Aşama 1 Denetimi genellikle 1 veya 2 gün boyunca gerçekleştirilir ve tipik olarak yerinde yapılır. Birden fazla lokasyonu olan kuruluşlar için denetimler genellikle merkezi fonksiyon lokasyonunuzda gerçekleştirilir.

Aşama 2 Denetimi kuruluşunuzun yönetim sistem(ler)inin uygulanmasını ve etkinliğini değerlendirir. Aşama 2 denetimi sırasında, Sertifikasyon Kuruluşunuz standardın gerekliliklerine uygunluk derecesini belirleyecek ve sertifikasyonun verilebilmesi için kuruluşunuzun düzeltmesi gereken uygunsuzlukları veya potansiyel uygunsuzlukları rapor edecektir. Aşama 2 denetiminin başarılı olması halinde kuruluşunuzun yönetim sistem(ler)i belgelendirilecektir.

2. Aşama Denetimi şunları içerir:

Yönetim sisteminizin standardın tüm gerekliliklerine uygunluğunu kanıtlayan tüm ilgili belgelenmiş bilgiler;

Performans izleme, ölçme ve raporlamaya bakan temel performans amaçları ve hedefleri;

İç denetimlerin değerlendirilmesi, yönetimin gözden geçirmesi ve kuruluşunuzun politikaları için yönetim sorumluluğu;

İlgili tüm süreçler, operasyonel kontrol ve bunların planlandığı gibi yürütülebilmesi.

Aşama 2 Denetiminin süresi, ilgili IAF Zorunlu Belgelerine uygun olarak belirlenir.  Kuruluşun büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olarak bu denetim 1 ila birçok gün arasında değişebilir.

Sertifikasyon sürecinden geçen her kuruluş, denetimler gerçekleşmeden önce ortaya çıkabilecek soruları açıklığa kavuşturmak için Sertifikasyon Kuruluşuyla açık ve net bir iletişim kurmalıdır. 

Şirketinizi uluslararası düzeyde tanınan ve güvenilir bir belgelendirme ile ilişkilendirmek, müşterilerinize onların memnuniyetini ve beklentilerini her şeyin üzerinde tuttuğunuzu gösterir ve artan verimlilik ve azalan risk yoluyla kar hanenize gerçek bir değer katar - ve benzersiz ihtiyaçlarınız için en iyi Belgelendirme Kuruluşu ile çalışmak aklınızın bir köşesinde olmalıdır. Belgelendirme uzun bir süreç olabilir ve önümüzdeki yıllarda Belgelendirme Kuruluşunuz ve Denetçinizle yakın bir şekilde çalışacaksınız, en iyisini seçtiğinizden emin olun.