Döküman Kontrolü

Bir Belgeyi Kontrol Etmek ya da Etmemek?

Belge kontrolüne ilişkin ISO 9001 gerekliliklerinin ayrıntılarına girmeden ve basit tutma ruhuyla, standardın gerekliliğinin amacı açıktır. Standardın amacı, kuruluşunuz bir belgeye olan ihtiyacı belirledikten sonra (örneğin, kritik bilgileri iletmek için bir araç veya veri toplamak için bir şablon), mantık bunu ihtiyacı olanlara sunmak ve bilgilerin her zaman doğru olduğundan emin olmak istemenizi gerektirir.

"Belge Kontrolü, bilginin ilgili, güncel, erişilebilir ve stratejiyle uyumlu kalmasını sağlamanın bir yoludur". - Pierre Survan, Faktör Kalitesi

ISO 9001, gerekli belirli prosedürleri dikte etme konusunda kuruluşlara kelepçe takmaz. Her kuruluş hangi belgelerin oluşturulması ve kontrol edilmesi gerektiğine karar vermekte özgürdür.

Beklenti, kararı verdiğinizde belgenin işin doğası ve karşılanması gereken gereksinimlerle uyumlu olmasını sağlamanızdır.

Standart'ın adını boş yere kullanmayacaksınız

ISO, uygun şekilde kullanıldığında işletmelere yardımcı olan belge kontrolü için genel kurallar vermektedir.Ayrıca bir belge formatı veya belge kimlik numarası da (örneğin QAP-1001ab) öngörmemektedir. Bunlar uzun süredir dolaşımda olan yanlış anlamalardır.

Bazı yanlış anlamaları ortadan kaldıralım:

ISO 9001 gerekli minimum onayları belirlemez,

ISO 9001 belgeler için bir format sağlamaz ve bir belge numarasına sahip olmanızı gerektirmez.

"Bana göre, belge kontrolünün "kötü şöhreti" çoğunlukla şirketlerin belgelerini kontrol etmeye karar verme biçimlerinden ve standardın anlaşılmamasından kaynaklanıyor, bu da birçok kişinin kafasını karıştırıyor ve biraz da sinirlendiriyor. Tüm bu gereklilikler her kuruluş tarafından kendi kendine dayatılmaktadır. Şirket, belgeler için kaç onaylayıcıya ihtiyaç duyulacağı, ne tür bir format kullanılacağı ve bunun nasıl tanımlanacağı politikasını belirler." 

Önemli Not: Meraklı Olun ve Karar Alma Sürecini Sorgulayın - Kuruluşunuzdaki mevcut belge kontrol yöntemlerini beğenmiyorsanız, belge kontrolü sahiplerine mevcut yöntemi neden doğru bulduklarını sorun. Ve hiçbir koşulda "Çünkü ISO bunu gerektiriyor" cümlesini bir cevap olarak kabul etmemelisiniz.